Datenverarbeitungsverzeichnis nach Art 30 Abs. 1EU-DatenschutzGrundverordnung (DSGVO) für meine Praxis
Datenschutzrechtlich-Verantwortlich: Harald MarkusPaddenbett 244803 BochumTel. 0234-35782267
eMail: info@haraldmarkus.de
Datenverarbeitungen/Datenverarbeitungszwecke:
Ich erhalte die Klientinnen Daten durch Befragung der Klientinnen beim Erstgespräch, im Laufe dessen erhalten die Klientinnen die Einwilligungserklärung (siehe Muster) und sonstige grundsätzliche Informationen und bestätigen den Erhalt –die Bestätigung wird im Klientinnen-Akte abgelegt.
Zwecke und Beschreibung der Datenverarbeitung:
Die Patientinnen-Daten detailliert und deren Verwendungs-Zweck:
Name und Adresse sind für die Rechnungslegung lt. Steuergesetzgebung notwendig, damit die Rechnung zur Steuererklärung von der Klientin verwendet werden kann.
Zur Rechnungslegung:
Ein Durchschlag der Rechnung bleibt in die Klientinnen-Akte, das Original bekommt die Klientin. Die Telefonnummer ist für mögliche Terminverschiebungen/-ausfall notwendig, die E-Mailadresse für Korrespondenz zu Terminen.
Die Klientinnen-Akte;
● beinhalten die Klienten Daten, die Zustimmungserklärung, alle Rechnung und ggf. ausgestellte Bestätigungen und Sitzungsprotokollblätterder Sitzungen lt. Dokumentationsrichtlinie BMGF.
● werden auf einem externen Laufwerk (mit Zugriffsschutz) an einem sicheren Ort aufbewahrt.● werden 10 Jahre nach dem letzten Termin vernichtet.
● Die Inhalte der Klientinnen-Akte werden nur, soweit gesetzlich vorgeschrieben, auf Verlangender Klientinnen in Kopie ausgehändigt und werden sonst streng vertraulich behandelt.
● Die Telefonnummer der Klientin wird auf meinem durch Passwort geschützten Handy nach Erledigung des Telefonats gelöscht, ebenso SMS (es erfolgt keine Speicherung am Handy).
● Wenn eine Klientin Auskunft über die ‚Speicherung‘ der sie/ihn betreffenden Daten verlangt,so wird ihr/ihm der Inhalt des Klientinnen-Akte erläutert.
● WhatsAppwird von mir NICHTgenutzt, bitte senden Sie mir KEINE WhatsApp zu.
Computer:
Auf einem externen Laufwerk sind im Programm MS-Excel (gesichert durch PW das nur mir bekannt ist undregelmäßig gewechselt wird) die Klientinnen-Datenfürggf. notwendige Mails gespeichert und in Adobe Dreamweaver fürRechnungen gespeichert. Es werden keinerlei Klientinnen-Daten auf einemComputer gespeichert.
Der E-Mail-Provider ist Auftrags-Verarbeiter, dieser bestätigt, dass die DatenDSGVO-konform verarbeitet werden. Die Übertragung vom Posteingangsserver in das Emailanzeigetool ist verschlüsselt, die Posteingangs-und -Ausgangsserver Verschlüsselungist beim Provider eingerichtet.Alle Daten über Klientinnen werden 10 Jahre nach dem letzten Termin gelöscht(Aufbewahrungspflicht). Zur Handy-Sicherheit beachte ich:
Der Telefonverlauf wird nach Erledigung einer Aufgabe (z.B.Terminverschiebung) gelöscht. Die Bluetooth-Funktion wird nur gezielt eingeschaltet (z.B. im Auto). Wenn ein neues Handy gekauft wird, wird das alte Handy zurückgesetzt.
